Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:
Actividades que realiza un Sistema de Información:
Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automático).
Pagos, depuraciones
Proceso:
Cálculo de antigüedad de saldos.
Cálculo de intereses moratorios.
Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catálogo de clientes.
Facturas.
Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Tipos y Usos de los Sistemas de Información
Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
Automatización de procesos operativos.
Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.
Sistemas Transaccionales: Sus principales características son:
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:
Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
Sistema De información Formal: Basados en un conjunto de normas, estándares y procedimientos que permiten que la información se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado.
Sistemas de Información Informal: Están basados en la comunicación no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organización.
Ahora bien para poder ver otras clasificaciones las veremos según M.J. Alexander:
Sistemas de comunicación: Transmiten información entre los diferentes sub-sistemas de una organización.
Sistemas de información informal: Es una red no estructurada de comunicación informal entre personas dentro o en el ambiente de la organización.
Sistemas de información organizacional: Formados por los flujos o canales de información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles jerárquicos de la organización desde los niveles de planificación, pasando por los de control, hasta los operacionales.
Sistemas de información operativos: Son definidos como sistemas de información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realización de operaciones básicas en la organización.
Sistemas de información gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la información necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solución de problemas en una organización.
·Sistema de apoyo para la toma de decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de información caracterizado por procesar datos para realizar automáticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro de condiciones normales de funcionamiento.
Sistema de procesamiento de datos: el procesamiento de datos es parte fundamental e implícita de la mayoría de sistemas de información discutidos anteriormente.
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA
Este punto no es mas que la breve descripción del ciclo de vida de un sistema. Los sistemas tienen cuatro fases que son:
o Nacimiento: Surgen necesidades y se plantea la idea de crear un sistema.
o Desarrollo: es cuando ya se entra en la fase de creación del sistema.
o Madurez: es el mantenimiento del sistema realizado.
o Deterioro o muerte: Es la extinción del sistema realizado.
Hay una quinta fase en el Ciclo de Vida de un Sistema, esta es llamada renacimiento; la cual es posible solo si después de extinto un sistema este mismo sistema, puede ser usado otra vez, sea en otra empresa, o por alguna condición en especial.
ENFOQUES PARA DISEÑAR SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Existen tres tipos de enfoques para el desarrollo de los Sistemas de Información estos son Independiente, Centralizado y Distribuido. Ahora pasaré a explicarlos viéndolos desde el punto de vista de una organización que es a mi opinión la mas simple.
· Independiente: Cada parte de la organización tiene su propio sistema no depende de los demás sistemas.
· Centralizado: Son equipos, programas y datos que se encuentran centralizados, por citar un ejemplo mas claro como un centro de navegación de Internet, donde una sola PC, es decir el servidor, es la que mantiene a las demás PC's.
· Distribuido: Combinación de los dos anteriores por lo que explotan las ventajas de ambos; poseen una grana base de datos pero se comunican entre sí.
Hay que destacar que el tercer enfoque podría ser el mas optimo, siendo así presentare las ventajas del enfoque distribuido:
· Reducción de costos.
· Confiabilidad.
· Tiempo de respuesta satisfactorio.
· Facilidad de extensión.
Pero no todo es tan fácil este mismo enfoque posee sus defectos:
· Es complejo.
· Administración descentralizada.
· Seguridad de datos difícil de resolver.
· Uniformidad de los recursos (tratar de tener una misma plataforma, pero al tiempo es difícil conseguir los equipos).
· Complejidad para controlar la privacidad, consistencia, integridad respaldo y acceso de los datos.
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS
Los sistemas se clasifican de muchísimas maneras, por ello mencionare primero los tres aspectos fundamentales en los cuales los sistemas se clasifican y seguido, mencionare algunas de las demás clasificaciones mas comunes:
Los tres aspectos principales son:
· Según su entitividad: se clasifican en reales, ideales y modelos.
· Reales: Estos presumen de una existencia independiente del observador.
· Ideales: Estos son construcciones simbólicas, como lo es el caso de la lógica y las matemáticas.
· Modelos: Estos corresponden a abstracciones de la realidad, donde se combinan lo conceptual con las características de los objetos.
Según su origen: Estos pueden ser naturales o artificiales. Estas distinciones dependen según la dependencia o no en su estructuración por parte de otros sistemas.
· Naturales: Son aquellos en los cuales la mano del hombre no a intervenido en ellos.
· Artificiales: Son aquellos sistemas, que son creados por el hombre o que esté a interferido en ellos.
Según el ambiente o grado de aislamiento: Estos dependen solo según el intercambio que establecen con sus ambientes. Estos pueden ser cerrados o abiertos.
· Abiertos: Estos interactúan y reciben información del ambiente estos se dan en su totalidad en las empresas.
· Cerrados: Estos son herméticos al ambiente (hay que resaltar, que estos son solo teóricos, por lo tanto no existen).
Ahora algunas otras clasificaciones de las mas conocidas entre los sistemas:
· Probabilísticos: Cuando se basan en la probabilidad y no se sabe con seguridad que va a ocurrir, estos son destinados al azar o a las circunstancias.
· Determinísticos: Cuando se sabe con exactitud que va a ocurrir.
· Sub-sistemas: Sistemas pequeños incorporados a otros sistemas.
· Supra-sistemas: Sistemas grandes que poseen dentro de ellos sub-sistemas.
· Simples: Cuando no poseen muchos elementos, que sea un sistema sencillo.
· Complejos: Cuando tienen varios elementos (un ejemplo en el área que estudio la misma computadora).
· Muy complejos: Son aquellos que poseen demasiados elementos por citar un ejemplo una empresa cualquiera.
· Dinámicos: Aquellos que interactúan.
· Estáticos: Aquellos que no interactúan.
· Temporales: Durán por un tiempo determinado.
· Permanentes: Siempre permanecen en el tiempo sin variar.
· Inestables: Cuando varían constantemente.
· Adaptativos: Se adaptan rápidamente al ambiente.
· No adaptativos: No se adaptan al ambiente.
En cualquier sistema encontramos como mínimos cuatro elementos: Insumos, proceso, producto y retroalimentación. En otros términos es como el proceso de la comunicación, entrada proceso y salidas.
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
· Propósito: Todos los sistemas buscan un propósito o fin común.
· Globalismo o totalidad: Abarcan todas las características del ambiente interno y externo.
· La entropía: Movimiento de un sistema hacia el desgaste.
· Homeostasis: Características de un sistema abierto para regresar a un estado estable.
COMPONENTES Y ATRIBUTOS DE LOS SISTEMAS
Componentes: Partes inidentificables del sistema.
Atributos: Son las características que influyen en la operación del sistema.
Entre los términos de los componentes y atributos de los sistemas tenemos que definir lo que es la estructura de sistemas; la cual no es mas que la forma o manera como se relacionan los componentes y atributos para obtener un fin común.
